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如何管理好自己的时间(中)— 具体操作


定制自己的时间表


上文回顾

大家还记得上文我们分享到的关于管理自己时间的四个R吗?

Rest, Results, Response, Refocus,也就是休息、成效、回应以及调整。


上文我们主要简述了为何管理自己时间是那么重要,并且提及了四个关于管理自己时间的重要方面。

大家可以再回顾一下。

如何管理好自己的时间(上)


今天我们就具体来学习如何实际操作管理时间的步骤吧。


1. REST,休息时间 


休息时间是你用来关注你的健康——特别是用来关注你的精神生活、婚姻和家庭的。这并不是一个新的理念而是来自于圣经的古老思想。


上帝创造了所有的物种之后休息了一天,然后他要求我们每周抽出一天来休息。我建议我们用这一天的休息来恢复和促进我们的心灵健康,包括处理好最重要的人际关系,比如婚姻、家庭和朋友之间的关系。


上帝早就提出了这项要求,《圣经》一开始就讲述了这样的事实:

“到第七日,神造物的工已经完毕,就在第七日歇了他一切的工,安息了。神赐福给第七日,定为圣日,因为在这日神歇了他一切创造的工,就安息了。”

(《创世记》2:2-3)

“当记念安息日,守为圣日。六日要劳碌作你一切的工……”

(《出埃及记》20:8-9)


我曾经与一位德高望重的基督教领袖会谈,主题就是每周用完整的一天来休息。一位公司顾问劝告他每周用一天的时间来休息,没有任何工作。当他想进一步了解他朋友的意思是否真的是 “没有任何工作”时,事实出乎他的意料之外。


这位公司顾问告诫他要严格把握“没有任何工作”的标准——在24小时内没有电话,没有与工作相关的杂志,不去办公室报到,甚至没有一封与工作相关的电子邮件。


这位领袖告诉我们:“如果按照他的标准,我意识到在过去的20年中没有休息过一天!”他承诺开始实行这条原则,而且发现它改变了他的生活,提高了他的工作效率。他也劝告我们一屋子忙碌的大教会牧师们这样做。并且他也鼓励我们告诉我们的会众休息一整天的意义和重要性。


 在马可福音1:35节中,耶稣为我们树立了休息优先权的典范。经过了繁忙的一天,照顾别人,帮人们治病,整个城市的群众聚集在一起希望他再现一次奇迹,这时他自己却溜走了(马可福音第1章第33节)


 他一个人独自与上帝沟通、祈祷,而不是急于跟上这种病态的节奏。他知道是该休息的时候了。即便是耶稣——上帝的儿子——也需要时间与他的父亲独处,调整和恢复精神,更何况是我们!如果你希望能跑得更快些,那么你必须先慢下来,停下来,休息休息。Less is more


我的目的并不是要把休息变成教条,只是想让你们停下来思考思考。我自己已经发现把星期一作为我和我妻子休息的一天要比我生活中其他任何方式更能使我在教会工作的压力下更好地保持头脑清醒,精神愉快。



 2. RESULTS,成效时间 


在成效时间内,我建议你留出几个半天或一天的时间来关注“要事”。成效时间内要做的事是完成任务,你唯一的目标就是不断前进完成任务。同样,在这点上,耶稣也是一个伟大的典范。


《马可福音》1:35-37节中,耶稣离去与上帝交流之后,他的领导班子找到了他并表达了他们的不满:“众人都找你” (第37节)。言外之意就是:“老板,顾客都排起长队了,电话响个不停,收件箱中堆满了疾苦的人们发来的邮件,我们快回去工作吧。” 


但是,耶稣又朝着新的方向前进了。他离开了那些正在寻找他的人们,至少目前他们的需求还不能得到满足。他平静地改变了队伍行进的方向:“我们可以往别处去,到邻近的乡村,我也好在那里传道。因为我是为这事出来的。”(《马可福音》1:38节)。


耶稣拒绝别人改变他的日程。作为一个领导者,他选择了离开,休息和调整,然后重新开始做完成使命最需要的工作。他的使命具有优先权,这种权利甚至高于那些真正需要他的抚慰,那些他热爱着的人们的需要。


他关心他们,关心他们的疾苦,但是他知道如何才能留出时间集中精力完成他最主要的事情。他首先最主要的不是医治受伤的人们,而是更需要传达一种信息,一种能最终医治所有人的伤痛的信息。


耶稣还是会抽出时间来为大众服务,(这被我称为“回应时间”),但是满足他们的需要之后,他总是会很小心地返回到他的要事——使命中去。这为如何应对每一位公仆领导人所面对的压力指明了方向。将紧急事物放在一旁而先做真正重要的事,这样的时刻一定会来临的。


现在为了能充分利用你的成效时间,你必须首先定义什么是重要的事情。这是我的定义:


我最重要的事情是指那些关键的,起决定性作用的,亟待解决的,或者是非我不能完成的事情。



如何确定最重要的事情


(一)关键性项目

为了完成任务,我们所有的人都有一些事情(或是少量事情)是必须做的。这些事情就是对该任务有决定性作用的,他们对事业或教会的健康发展都是必不可少的。


随着你的机构不断扩大,主要的事情也是会变化的,至少在一定程度上会发生改变。如果你是这个团队中的一分子,那么你的职责的改变将会改变你最重要的事。


对任务至关重要的事物也许会成为你重要事物的一部分,即使它们不与你的兴趣或经验有关也是如此。这就是真实世界的领导之道。随着时间变化,你需要重新调整你的目标,这种调整越多越好,使你回到工作中去,充分利用上帝赐予你的天赋,兴趣和经历。


(二)独有的能力

每位领导都是在建造高楼,随着时间的推移他们的高楼始终没有完成过。因此,你最主要的事情必须在工作允许的条件下保持它的可变性每年对它重新定义,因为你独特的能力——天赋、兴趣和经验——会发展和增长。


每一位领导和机构中的每一个人都必须努力学习不断提高自己,特别是不断反省和提高自我。鼓励个人的探索发现,然后尽你所能重新引导团队中的每一个人充分利用他们独特的能力。


(三)最高优先权

每个人,不管是公司CEO还是教堂的义工,都必须明确什么是他想得到的。什么是必须要做的?在他们的职责中,排第一位、第二位和第三位的是什么?答案就成为了我的成效时间内具有最高优先权的事情了。


许多领导者都知道他们所有的职责,但是当我问起什么是他们排在第一到第三,胜过其他任何事物,具有最高优先权的事情时,他们只以茫然的双眼作答。在一段时间内集中精力解决最重要的事是一种至关重要的领导理念。


制定成效时间内的计划时要记住以下几点。

领导小窍门:

找出“要事”,

分清轻重缓急,

用你一天中状态最好的时间,

去解决其中一件“要事”。


所以,一定要明确你的要事,然后选择一天或一周内状态最佳最有成效的时间来完成这些至关重要的任务。除了偶然的激变,实在没有将这些重要的事情搁置下来的理由。


我的头号要事就是教授《圣经》。这是我们教堂的核心利益和我们要完成的至关重要的任务。所以我小心地保持我的大多数星期三以及每个星期二早晨用来祈祷、学习和备课。


一般我在家学习,没有办公室的干扰,这样就能全身心投入到这项紧要的任务中去,这使我的能力和效率有了戏剧性的提高。排在第二位的就是与我六人的领导团体和二十七位工作人员相处。所以我会安排每周一次或每月一次与他们的会面,并且这段时间也会得到保证。


这些没有干扰的大块时间使我在一周其他的时间内能做更多的事情。星期二我忙于与工作人员会面和行政事物,但我不会让自己筋疲力尽,因为我知道,星期三将是我的成效时间。



——END——


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